Unsere Funktionen

Wir bieten Ihnen eine leistungsfähige Online Zeiterfassung, die flexibel auf Ihren Bedarf anpassbar ist. Als Freiberufler können Sie das System vollumfänglich alleine oder mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nutzen und Ihre Projekte abrechnen. Als Unternehmen können Sie die Arbeits- und Projektzeiten Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter planen, erfassen und auswerten. Ein leistungsfähiges Berechtigungssystem hilft Ihnen dabei, für alle die passenden Zugriffe zu erlauben. Alles, was Sie brauchen, ist ein Webbrowser.

Unsere API ermöglicht das Verwalten und Synchronisieren auch großer Benutzerzahlen per Skript. Administratoren können so mit einfachen Mitteln Benutzer und Gruppen aus Ihrem lokalen Active Directory (oder Ihrem Azure AD) synchronisieren. Mittels ADFS können sich Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit ihren gewohnten Zugangsdaten anmelden. Damit bleibt die Benutzer- und Gruppenverwaltung bei Ihren Administratoren und den gewohnten Werkzeugen.

Zeiterfassung

Erfassen Sie die Zeiten Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter so flexibel und einfach wie möglich:

Am Computer
Am Tablet / Mobiltelefon
Am Arbeitsplatz, unterwegs oder im Home-Office
Per Chip und Terminal (vsl. ab Q2 2023)
In verschiedenen Sprachen, individuell pro Mitarbeiter einstellbar

Unsere Zeiterfassung erleichtert Ihnen die Dokumentation und Planung der Arbeitszeiten:

Export zu gängigen Programmen wie Agenda, Lexware oder DATEV
Berücksichtigt verschiedene Standorte, Home-Office, mobiles Arbeiten und mehr
Erfassen Sie die Zeitzone, in der Ihre Mitarbeiter arbeiten
Berechnet automatisch die gesetzlichen Pausen- und Arbeitszeiten
Kann Schichten und Teams mit speziellen Berechtigungen für Teamleiter verwalten
Arbeitszeiten sind auch über Tages-, Monats- oder Jahreswechsel erfassbar
Automatische Stundenzettel in Ihrem Design zum Monatswechsel (für die Knappschaft Bahn / See am 22. des Monats)
Behalten Sie immer den Überblick über Arbeitszeiten, Überstunden und Urlaub
Digitaler Urlaubsantrag mit Genehmigung und Vertretungsregelung
Teamleiter können (je nach Berechtigung) die Zeiten ihrer Teams einsehen und bearbeiten

Projekterfassung

Erfassen Sie Projektzeiten und behalten Sie den Überblick über Zeiten und Kosten bei internen Projekten und Kundenaufträgen:

Planen Sie Projektlaufzeiten und -budgets und haben Sie die Limits immer im Blick
Berechtigen Sie Benutzer, Gruppen und Teams auf Projekte
Teamleiter können (je nach Berechtigung) die Zeiten ihrer Teams einsehen und bearbeiten
Erstellen Sie aus den Projektzeiten Rechnungen und Stundenzettel in Ihrem Design für ein professionelles Auftreten bei hoher Qualität

Rechnungserstellung

Nutzen Sie im System vorhandene Informationen, um schnell und einfach Rechnungen zu erstellen:

Rechnen Sie Projektzeiten ab und generieren Sie die passenden Stundenzettel
Produkte mit Beschreibung und Preis können einfach und schnell ausgewählt werden
Freitexte ermöglichen Ihnen maximale Flexibilität
Abrechnung in verschiedenen Währungen möglich
Berechtigen Sie Benutzer oder Gruppen, um Rechnungen zu erstellen, einzusehen, zu bearbeiten, zu stornieren oder zu löschen

Sicherheit und Vertraulichkeit sind uns wichtig:

Alle Rechnungen werden in unserem System verschlüsselt gespeichert
Leichtes Wiederfinden einzelner oder mehrerer Rechnungen mittels Schlagworten
Automatische Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
Individuelle Aufbewahrungsrichtlinien möglich

Rechnungsarchiv

Nutzen Sie unser Rechnungsarchiv auch für eingehende Rechnungen und Dokumente von Finanzämtern und Städten oder Gemeinden:

Rechnungssummen erfassen und auswerten
Einfacher Zugriff und sichere, DSGVO-konforme Übermittlung an externe Dienstleister wie z.B. Steuerberater
Berechtigen Sie Benutzer oder Gruppen, um Rechnungen einzusehen, zu bearbeiten oder zu löschen
Alle Rechnungen werden in unserem System verschlüsselt gespeichert
Leichtes Wiederfinden einzelner oder mehrerer Rechnungen mittels Schlagworten
Automatische Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
Individuelle Aufbewahrungsrichtlinien möglich

Machen Sie Finanzdokumente für Ihre Buchhaltung leicht zugänglich und übermitteln Sie sie sicher und einfach an Ihren Steuerberater.

Ticketsystem

Unser Ticketsystem bietet Ihnen viele Vorteile bei Ihrer täglichen Arbeit, sowohl mit Kunden wie auch intern:

Bilden Sie Workflows ab und dokumentieren Sie sie
Zuständigkeiten, Prioritäten und Fälligkeiten helfen, Ihre Arbeit zu organisieren und zu planen
Verknüpfen Sie Tickets mit Projekten, Rechnungen oder anderen Dingen
Dokumentieren Sie Fortschritte und erhalten ihre Qualität auch beim Ausfall von Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern aufrecht

Wissensdatenbank / Wiki

Wissen ist das wertvollste, das die meisten Firmen besitzen. Mit unserem Wiki können Sie drei Ziele gleichzeitig erreichen:

Nutzung als digitales "Schwarzes Brett" mit Lesebestätigung
Nutzung als digitale Arbeitsanweisungen (SOP) mit Lesebestätigung
Nutzung als Wissensdatenbank und zentrale Dokumentation

Eine Besonderheit unseres Wikis sind die Berechtigungen, die nicht nur auf einen einzelnen Artikel gesetzt werden können, sondern sogar auf Abschnitte innerhalb einzelner Artikel. So können Sie in einem Artikel z.B. die Nutzung eines Online Services für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dokumentieren. Der Abruf einzelner Absätze, wie z.B. Rechnungen, ist dabei aber nur für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Buchhaltung möglich.

Netzwerkintegration

Damit sie unsere Zeiterfassung mit möglichst wenig Aufwand betreiben können, bieten wir Ihnen umfangreiche Integrationsmöglichkeiten in Ihre bestehende IT - Infrastruktur. Aus Ihrem Active Directory können Sie nicht nur Benutzer und Gruppen synchronisieren, Sie können sogar die Benutzerrechte aus Ihrem AD in Inkless übernehmen.

Authentifizieren Sie ihre Benutzer mittels ADFS mit Ihrem Active Directory
Nutzen Sie unsere API um Benutzer und Gruppen automatisiert zu verwalten
Synchronisieren Sie Benutzer und Gruppen mit Ihrer vorhandenen Benutzerverwaltung